Auditoría Remota ISO

Las auditorías internas remotas ISO  ayudan a las organizaciones a cumplir con sus programas de auditorías, gestionando sus procesos, garantizando la confianza de los sistemas y brindando calidad en el servicio.  Los mismos auditores ayudan al involucramiento de los miembros de las empresa a la realización de la auditoría empleando tecnologías inmersivas.

¿Que es una auditoría remota?

Una auditoría remota tiene el mismo objetivo que una auditoría presencial, pero con la diferencia de que la comunicación y la revisión del Sistema de Gestión se realiza entre el auditor y auditado empleando medios tecnológicos, a través del cual se realiza la revisión de documentos, registros, recorridos por instalaciones, entrevistas y presentación de hallazgos.

¿Como se realiza la auditoría remota?

La auditoría remota se puede realizar con dos enfoques principalmente:

1. El auditor se encuentra fuera del sitio y auditando desde su hogar u oficina a la empresa
2. El auditor se encuentra en las oficinas del cliente y se realiza auditando de manera remota otros sitios, realizando entrevistas, revisión de documentos, procesos y actividades que así se planten en el plan de auditoría.

Pasos de la auditoría remota

• Planificación:

  • Desde el inicio del servicio, analizaremos el requerimiento del cliente teniendo en cuenta las especificaciones de la empresa ya que la situación en la que se encuentra actualmente cada una de ellas es diferente por cuestiones del tipo de giro y servicios que ofrece, así como los protocolos de salud establecidos que este implementando actualmente.
  • Una vez que se confirme el enfoque y se comprendan los requerimientos, nuestro auditor líder del equipo auditor comenzará a realizar un proceso detallado del proceso de auditoría (uso de tecnologías, tiempos y actividades a realizar) a fin mandarlo al cliente para su autorización.

• Realización de la auditoría interna

  • El proceso de auditoría se realizará empleando los medios tecnológicos, es por ello la importancia de realizar pruebas a fin de garantizar una conectividad adecuada y estable.
  • Una vez que la conexión esté en correcto funcionamiento, se empezará a realizar el servicios de auditoría apegándose al plan de auditoría y evaluando la  información y la pre información solicitada, así como la realización de entrevistas haciendo  uso de pantallas compartidas y se procederá a la revisión de procesos y actividades. Toda la evidencia se registrará a fin de contar con evidencias y realizar conclusiones de auditoría.

• Informe de auditoría

  • El informe de auditoría además de contar con todos los detalles de la auditoría realizada hará mención del tipo de comunicación empleada en cada uno de los pasos así como aclarando la efectividad de la misma.

Diez claves para realizar auditorías remotas:

• 1. Identificación de Interlocutores

  • Definir los interlocutores tanto para el personal auditado y el grupo auditor, ya que ellos soportaron en mayormente la auditoría de manera remota, es por ello la importancia de asignar correctamente al grupo interlocutor y de cada uno de los procesos mismos que estarán identificados en el plan de auditoría..

• 2. Tecnologías Disponibles

  • Una vez determinados los interlocutores es importante que las empresas conozcan y evalúen las herramientas de tecnologías disponibles a fin de elegir la mejor opción para la realización de la auditoría tanto en temas de conectividad, experiencia de uso y accesibilidad.

• 3. Herramientas

  • Garantizar la viabilidad de la herramienta tecnología a utilizar y el fin con la cual se utilizara, recuerda que  durante los procesos de auditoría se realizarán diferentes tipos de actividades tales como: compartir archivos, compartir pantallas, hacer videoconferencias y garantizar el acceso a diferentes personas de la organización

• 4. Documentación

  • Una vez acordados los servicios de auditoría y realizado el plan de auditoría y aceptado por el cliente, e importante precisa que existirá información que el grupo auditor solicite de manera previa de la documentación del Sistema de Gestión, esto con la finalidad de revisar esta información y optimizar los tiempos de auditoría.

• 5. Intercambio de Documentos

  • Una vez iniciada los servicios de auditoría, el grupo auditor habrá revisado con anticipación información solicitada a la empresa del Sistema de Gestión, pero durante el proceso de auditoría en vivo el grupo auditor podrá solicitar información adicional que ayude a evaluar de mejor manera el Sistema de Gestión, aclarando dudas y brindando un mejor servicio de auditoría.

• 6. Gestión de Tiempos

  • Dependiendo del tipo de organización y el número de personal auditado que varía de empresa a empresa, es importante respetar el programa de auditoría lo más ajustado a la realidad posible y evitando tener problemas tecnológicos, es por ello la importancia de poder controlar y respetar los tiempos.

• 7. Pruebas previas

  • A fin de poder garantizar tener una auditoría con éxito y evitar tener la mayor cantidad de problemas tecnológicos, es importante antes de realizar la auditoría llevar a cabo pruebas de conexión con el personal auditado.

• 8. Convocatorias de reunión por procesos

  • Una vez acordados los horarios en el plan de auditoría es importante que tanto el personal de la empresa, como el grupo auditor cumpla con el horario establecido y puedan acudir a las convocatorias de reuniones programadas con tiempos de anticipación esto con la finalidad de contar con la presencia de ellos durante la auditorías de sus procesos y evitar retrasos en la auditorías.

• 9. Clima Laboral

  • Como cualquier auditoría de Sistema de Gestión es imposible que lleguen a existir ciertas fricciones entre el equipo auditor y el personal auditado por desacuerdos en las evaluaciones del Sistema de Gestión, recuerda que son procesos de auditoría y la importancia de la comunicación será muy importante en ambas partes ya que la comunicación se realizará de manera tecnólogica.

• 10. Imprevistos

  • Es imposible que durante la auditoría remota se produzcan interrupciones imprevistas por fallas en herramientas tecnológicas o caídas de servidores. En estos casos es importante por parte del equipo auditor y personal auditado tener la capacidad de reacción y re planificar algunas actividades y entender este tipo de incidentes.

Beneficios de una Auditoría Remota

• Mantiene la programación de actividades de la empresa
• Reduce costos de traslados por parte de equipo auditor
• Disminuye la huella de carbono de la empresa
• Permite a la empresa el uso de tecnologías y la conectividad
• Involucra a miembros del equipo a través de la conectividad online
• Optimiza la operación y recursos de la empresa